Visionär it- konsult/projektledare till förstudie för ny intranätlösning – STÄNGD (Stängd)
Vår kund har ett intranät som lanserades 2013. Lösningen byggde på fyra hörnpelare; information, kommunikation (t ex diskussioner, kommentarer, dialog),samarbete (här fanns en önskan om en ”projektplats” som skulle kunna öppnas för externasamarbetsparter, vilket inte genomfördes) och aktivitet (t ex anmäla, boka, rapportera, beställa).
Dåvarande förutsättningar begränsade lösningen i viss mån vilket medförde att det nuvarande intranätet inte betraktas som ett arbetsverktyg i sig utan snarare en samlingsplats för information, lathundar och blanketter med viss möjlighet till interaktion över förvaltningsgränser och grupper för samarbete. Det har visat sig att vissa sociala funktioner inte har använts i den utsträckning som förväntades. Det saknar individuella anpassningsmöjligheter och smidiga kopplingar till kommunens system.
Syfte och vision
Vår kunds kommunikationsenhet vill därför genomföra en gedigen förstudie som klargör deras behov och ger förslag på alternativa lösningar och vad de skulle innebära för organisationen utifrån både medarbetarnas perspektiv och ett ekonomiskt perspektiv. De vill ha en bredare ansats utan de begränsningar av tanken som begreppet intranät kan medföra, och skapa en ny form av digitalt verktyg, nedan kallad digital lösning.
Förstudien ska utgöra ett komplett underlag för upphandling av en ny, modern digital lösning, där stor hänsyn tas till digitaliseringen i kommunen och övergången till nya arbetssätt i ett nytt aktivitetsbaserat kommunhus. Lösningen är ett viktigt steg i kundens arbete med att närma sig visionen att bli Sveriges mest attraktiva kommun.
Projektmål
Förstudien ska innehålla en förutsättningslös utredning av medarbetares dagliga och/eller regelbundet återkommande uppgifter, som kan förenklas och effektiviseras av en modern digital lösning.
- Förstudien ska presentera ett teknik- och leverantörsoberoende förslag på en digital lösning som förenklar och effektiviserar medarbetarnas dagliga arbete.
- Förstudien ska utgöra ett komplett underlag för upphandling av föreslagen lösning och inkludera en tydlig kravspecifikation.
- Förstudien ska påbörjas snarast och slutföras under oktober 2019.
- Omfattning ca 250 tim.
Effektmål
Kommunen ska kunna göra ett väl underbyggt val av ny digital lösning som;
- Ger stor nytta för invånare och näringsliv i kommunen, då medarbetarna får enkla verktyg för sitt arbete vilket bidrar till effektiva arbetssätt.
- Ger smidiga övergångar och kopplingar till kommunens övriga system.
- Motverkar dubbellagring och förbättrar versionshantering.
Tekniska förutsättningar
- Kommunens medarbetare arbetar primärt i en Windowsmiljö men kunden ser att den digitala lösningen måste kunna tillhandahållas i datorer med Windows och MacOS, i iPads och telefoner med iOS- och Androidoperativ.
- Kommunen planerar att börja nyttja funktioner i Office 365 under året. Utmaningar finns i användningen med hänsyn till verksamheter som hanterar känslig information etc.
- Utrullning av Skype påbörjas under våren och Teams utvärderas men är inte implementerat.
- Vald lösning ska fungera på olika devices för olika grupper av medarbetare, även de som inte har arbetsplats vid dator.
- Vald lösning ska vara tillgänglighetsanpassad.Uppdragets omfattning och avgränsningar
Förstudien ska omfatta:
- Behovsanalys och effektkartläggning.
- Kravspecifikation avseende de funktionella kraven där funktioner och uppgifter som ska lösas genom intranätet identifierats och kopplingar till kommunens övriga system kartläggs.
- Förslag på alternativa lösningar och dess effekt utifrån medarbetarnas perspektiv och ett ekonomiskt perspektiv. Kostnadsuppskattningen bör omfatta kostnader för drift, licenser, extern utveckling, resursberäkning för egen personal samt total kostnad för implementering och leverans av ett nytt digitalt verktyg.
- Grundläggande koncept för en komplett digital lösning för lättillgänglig information och plattform för tjänster/uppgifter.
- Förstudien ska göras i nära samverkan med övrig it-utveckling och digitalisering.
- Förstudien omfattar kommunens samtliga förvaltningar, med ca 2 800 medarbetare.
- Uppdraget omfattar inte kommunens bolag.
- Uppdraget omfattar inte genomförandet av en ny digital lösning.
Placering
- Möjlighet till tillfällig arbetsplats, konferensrum etc som bokas i samråd med intern projektledare.
- Kontinuerliga avstämningsmöten görs företrädesvis via Skype och telefon eller hos kund. Större möten, workshops etc gör hos kund.
Krav:
- god förmåga att konkretisera och visualisera förslag på lösning
- förmåga att vara drivande och social med stor förmåga att lyssna, förstå och omsätta medarbetares behov och önskemål till konkreta lösningar.
Omfattning: 250 timmar
Start: senast 1/6
Intervju hos kund: vecka 20
Deadline för inskick: 25/4
