Affärsområdesansvarig på Fastighetsenheten – STÄNGD (Stängd)

Bakgrund

Inom kontoret för samhällsbyggnad jobbar omkring 125 anställda. Fastighetsenheten är en av enheterna inom kontoret och består av en arbetsgrupp för projekt och affärsområde med 14 medarbetare. I gruppen ingår fastighetschef, biträdande fastighetschef, affärsområdesansvariga, projektledare och hyresadministratörer. Till fastighetsenheten finns en separat driftverksamhet med en egen driftchef. Fastighetsenheten ansvara för förvaltning av cirka 180 000 kvm lokaler, vilket innefattar: – kommunägda lokaler, byggnader och utemiljöer – lokaler/byggnader som kommunen hyr av andra fastighetsägare för de kommunala verksamheternas behov För närvarande äger och driver privata aktörer ungefär 50% av de välfärdslokaler som Väsbyborna behöver. Enheten förväntas medverka aktivt vid kommunens övergripande planering, såväl vad gäller den fysiska planeringen som vid den övergripande planeringen av lokaler för kommunala verksamheter.

Kravspecifikation för uppdragstagaren

Måste krav

• 5 års erfarenhet av liknande arbete med resultatansvar inom förvaltning av fastigheter.
• Goda kunskaper inom ekonomi.
• Goda kunskaper inom hyresjuridik.
• Förmåga att arbeta både självständigt och utåtriktat i samarbete med hyresgäster, entreprenörer, leverantörer och fastighetsägare.
• God förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska.

Meriterande krav

• Akademisk examen som civilingenjör eller ekonomi.
• Erfarenhet från politiskt styrd organisation.

Dina arbetsuppgifter:

Du kommer att vara en av två affärsområdesansvariga och ha ett helhetsansvar för ett fastighetsområde.

Affärsområdesansvarig är en central punkt i organisationen. Från denna position utgår beställningar på projekt, planerat underhåll, drift mm.

Teknisk förvaltning av affärsområdets objekt:

1. Ansvara för att Driftchef Fastighetsenheten får information om nya, ändrade eller avgående objekt i det generella uppdrag Fastighetsdrift har från Affärsområdesansvariga.
2. Ansvara för att Driftchef Gata/Park får information om nya, ändrade eller avgående objekt i det generella uppdrag Gata/Park har från Affärsområdesansvariga.
3. Ansvara för att Projektledare PUH får information om nya, ändrade eller avgående objekt i det generella uppdrag projektledaren har från Affärsområdesansvariga.
4. Ansvara för att Energicontroller får information om nya, ändrade eller avgående objekt i det generella uppdrag Energicontroller har från Affärsområdesansvariga.
5. Medverka till att kommunens energi- och miljömål uppfylls.

Ekonomisk förvaltning av affärsområdets objekt:

6. Ansvara för att upprätta en budgeterad resultaträkning. El och fjärrvärme i samråd med Energicontroller. Hyror i samråd med Hyresadministratör. Resultatpåverkande investeringar i samråd med projektledare. Myndighetsbesiktningar, åtgärder och material pga myndighetsbesiktningar, filter mm. i samråd med Driftchef Fastighetsenheten.
7. Ansvara för att förmedla (till Bitr. Fastighetschef) behov av resultatmedel i projekt inom affärsområdets objekt.
8. Ansvara för uppföljning av resultaträkning. El och fjärrvärme i samråd med Energicontroller.
9. Ansvara för att upprätta prognos av resultaträkning. El och fjärrvärme i samråd med Energicontroller.
10. Ansvara för interims bokning av upparbetade kostnader som är resultatpåverkande. El och fjärrvärme ombesörjs av Energicontroller
11. Medverka i bokslutsarbetet.
12. Ansvara för att attestera och periodisera fakturor samt bokföringsorder.
13. Ansvara för att Hyresadministratör deponera hyra där det är motiverat.
14. Ansvara för att ev. nedskrivningar sker.

Investeringar:

15. Medverka i upprättande av investeringsbudget.
16. Ansvara för att erforderliga investeringsmedel finns tillgängliga innan projektstart och ev. ytterligare behov av investeringsmedel som kan komma att uppstå under projektets gång.
17. Ansvara för att investeringsnummer och uppgifter om kontering delges projektledare.
18. Ansvara för att investeringsuppföljning genomförs av utsedd projektledare.
19. Ansvara för att investeringsprognos genomförs av utsedd projektledare.
20. Ansvara för att utsedd projektledare slutredovisar investering i enlighet med gällande principer för komponentavskrivning.

Administrativ förvaltning av affärsområdets objekt:

21. Ansvara för att hyresavtal och tilläggsavtal upprättas av Hyresadministratör.
22. Ansvara för att Energicontroller ombesörjer att teckna, flytta och säga upp abonnemang avseende el och fjärrvärme.
23. Ansvara för att uppsägningar upprättas av Hyresadministratör.
24. Ansvara för att anmodan om rättelse upprättas av Hyresadministratör.
25. Ansvara för avtalsförhandling.
26. Ansvara för att anpassa nya och befintliga avtal till gällande principer avseende hyresnivå och övriga villkor.
27. Ansvara för att in- och avflyttningsbesiktning genomförs där det är motiverat. Driftchef Fastighetsenheten är behjälplig.
28. Ansvara för att nycklar, passerkort, koder till portar, larm mm. ut- och återlämnas. Driftchef Fastighetsenheten är behjälplig.
29. Ansvara för att projektledare genomför garantibesiktning.
30. Ansvara för att uppdatera information.
31. Ansvara för att delegationsbeslut (undantaget hyresavtal, tilläggsavtal, uppsägningar och anmodan om rättelse) i enlighet med delegationsförteckning upprättas av Hyresadministratör.
32. Ansvara för att handlingar rörande objekten lagras i enhetens mappstruktur.
33. Ansvara för att upprätta ”Infoblankett om objekt”.

Utveckling och effektivisering:

34. Medverka till att uppnå verksamhetsstödjande lokaler/bostäder inom affärsområdet.
35. Medverka till utveckling av affärsområdets objekt.
36. Ansvara för in- och uthyrning samt minimera vakanser.
37. Ansvara för att Projektledare med samordningsansvar för projekt får information om planerade lokalförändringar eller inkomna önskemål.
38. Ansvara för att Projektledare tillsätts, genom att framföra behov till Projektrådet (Projektledare med samordningsansvar för projekt) och därefter projektbeställning till utsedd projektledare.
39. Medverka i projekterings- och byggmöten.
40. Ansvara och verka för en god hyresgästrelation.
41. Delta i erfarenhetsåterföring av projekt.
42. Bidra med kunskap och vara rådgivande i fastighetsfrågor som hyresgästen ansvarar för.
43. Medverka vid förvärv och försäljning av fastigheter.
44. Aktivt bidra i att utveckla och effektivisera enhetens uppdrag.
45. Aktivt bidra i arbetet inom ”Hyresrådet”.
46. Aktivt bidra i arbetet inom ”Energi- och Miljörådet”.
47. Aktivt bidra med kunskap vid framtagande/revidering av diverse handlingar såsom utskott- och nämndeärenden, flerårsplan, verksamhetsplan, detaljplaner, förstudier, riktlinjer, projekteringsanvisningar, lokalförsörjningsplan, fastighetsutvecklingsplan, kvalitets- och miljö dokument mm.
48. Aktivt bidra med kunskap i projekt utanför kontoret.
49. Bidra till att Fastighetsenheten samverkar med Kontoret för samhällsbyggnads övriga enheter samt med kommunens övriga kontor.
50. Ansvara för omvärdsbevakning inom området.
51. Bidra till enhets- och kontorsnytta.

Personliga egenskaper:

• Uppdragstagaren bör vara tydlig, rak, och ha en stor portion integritet.
• Uppdragstagaren bör ha förmåga att skapa sig en helhetsbild och tillräcklig strategisk höjd för att lösa närtida uppgifter på ett långsiktigt hållbart sätt.
• Uppdragstagaren bör vara strukturerad, ha ordning och reda, vara kreativ, initiativrik, nyfiken och initiativtagare till förbättringar.

Uppdragets start: 2022-01-10. Heltid.
Uppdragets slut: 2022-07-08 med möjlighet till förlängning 1 månad åt gången.