Projektadministratör
Tjänstens uppdrag:
Administratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Administratören ska vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera arbetet genom att stödja medarbetarna i projektet och följa befintlig struktur. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.
Uppdrag:
- Ansvarar för vissa uppgifter och/eller processer
- Skapar förutsättningar för dialog, samverkan och eget ansvar
- Ansvarar för att ta initiativ till och genomföra egen kompetensutveckling
- Beslutar enligt givet mandat
Stödja med:
- Administrativt arbete
- Med rapportering av projektstatus inkl. ekonomirapporter
- Med konsultinköp
- I avtalshantering
- Vid framtagning av utkast av dokument
- Vid granska dokument
- Stödja vid utredningsuppdrag
Ansvar, befogenheter och förväntat resultat:
- Säkerställa ett stabilt arbetsflöde för projektets administration.
- Vara sammanhållande för den administrativa processen.
- Ta emot och granska konkreta fakturor
- Korrespondens
- Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation.
- Ärende och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
- Sammanställa, strukturera och distribuera dokumentation.
- Genomföra beställningar av behörigheter
- Genomföra resebokningar för konsulter och anställda som reser i projektet samt ansvara för den administrativa processen kring resorna.
- Praktisk hantering vid nya konsulter som börjar/slutar i projektet.
- Hantera praktiska aktiviteter som exempelvis lokaler, mötesrum, flytt
- Hantera projektets Funktionsbrevlåda
- I projektet ansvara för projektverktyget Projectplace.
- I projekt ansvara för att samordna alla frågor kring administration inom sitt projekt och stödja varandra i de olika frågorna.
Start: 2020-10-19
Omfattning: 100 %
Slut: 2024-12-31
Kontakt
Är detta uppdrag för dig?
Skicka ansökan