Konsultstöd kring process och teknik – STÄNGD (Stängd)

Bakgrund

Vår kund arbetar för en ökad digitalisering av deras verksamheter. Arbetet sker inom ramen för deras s.k. FAS-projekt (Förändrat Arbetssätt). I samband med detta arbete är dem i behov av konsultstöd, huvudsakligen kring process och teknik.

Målet med FAS-projektet är att möjliggöra införande av förbättrade processer i verksamheterna genom implementering av digitalt stöd, i första hand en eller flera e-tjänster med automatiserad intern hantering, t.ex. robotisering. Även annan automatisering kan bli aktuell.

Vårt första FAS-projekt avser ekonomiskt bistånd. Inom ramen för detta projekt ska IT-stöd tas fram till verksamhetens framtida arbetsprocesser. IT-stödet ska avse:

• Digitala gränssnitt (ansökan via webbgränssnitt med identifiering, signering m.m.)
• Besked via ”Mina meddelanden”
• Automatiseringsstöd till ärendeberedning och hantering

Det IT-stöd som tas fram inom ramen för projektet avseende ekonomiskt bistånd ska – helt eller delvis – kunna tillämpas även för andra processer inom kommunens verksamheter.

Det aktuella konsultuppdraget innefattar arbete i projektet avseende processen ekonomiskt bistånd under första halvåret 2019.  Uppdraget kan komma att utökas till flera andra processer samt förlängas över tid.

Uppdraget förväntas utföras av ett erbjudet team av konsulter. Den uppdragsansvariga konsulten ska tydligt namnges och konsultteamet ska ha en tydlig ansvarsfördelning sinsemellan. Uppdraget kommer att utföras under ledning av – och i tätt samarbete med – kommunens interna team av projekt- och förändringsledare.

Beskrivning av uppdraget och dess omfattning
Uppdraget går ut på att vara ett stöd för kommunens projektgrupp vad gäller kravställning, val av teknik, konfigurering/programmering, projektstöd m.m. i ett eller flera digitaliseringsprojekt.

I första hand avser uppdraget projektet FAS-ekonomiskt bistånd. Detta projekt kommer att ha följande projektledning:  en intern projekt- och förändringsledare med huvudfokus på de tekniska delarna i projektet, en intern projekt- och förändrings ledare med huvudfokus på verksamhetens processer, en kravställare (verksamhetschef) och 3 enhetschefer (berörda enheter).

Det erbjudna konsultteamet ska kunna delta i eller ta ansvar för följande aktiviteter:

• Planering av de tekniska delarna av projektet
• Kravfångst och kravställning inför upphandling av nödvändiga övriga tjänster och varor, t.ex.
  • Tjänst eller e-tjänster som behövs för att realisera projektet
  • Nödvändiga maskinella gränssnitt (API:er)
  • RPA: hård- och mjukvara – utifrån kommunens krav, som kan vara:
    • Ekonomi
    • Enkelhet att konfigurera
    • Enkelhet att förvalta
    • Möjlighet att skala upp – eller tvärtom avverka
    • För- och nackdelarna med at välja en ”AI-redo”-RPA-lösning (exempelvis som AI-modul)
    • ”Återanvända” det andra kommuner gjort där relevant för att möjliggöra det ovannämnda
  • Eventuella avgränsande frågor såsom
    • plattform eller liknande för ”mina ärenden/mina sidor”
    • anslutning till ”mina meddelande” (säker digital post från myndigheter och kommuner)

• RPA:
  • Konfigurering av vald software
  • Bistå i testgenomförandet (exempelvis testledning), rättning osv
  • Utbildning av interna resurser
  • Framtagande av plan för och genomförande av överlämning till interna resurser
• E-tjänst/vald webb-formulär:
  • Konfigurering av vald lösning – åtminstone erfarenhet inom kommunens befintliga plattformer, CGI och Artvise (e-tjänster) och SiteVision (webbformulär)
  • Kompetens att granska att e-tjänsten är ”RPA-redo” (alltså att den data som genereras kan hanteras av en digital medarbetare t.ex. att fritext undviks osv)
• Mina meddelande:
  • Utreda och realisera att kunna sända beslut till elektronisk brevlåda
• Projektstöd (rådgivning och administration)
• Kartläggning, etablering och dokumentation
  • av relevanta processer från start (exempelvis inloggning) till slut (utbetalt, ärende arkiverat) med tillhörande informationsflöde
• Mätning och kontroll av implementerade automatiseringar
• Utredning av relevanta frågeställningar – till exempel
  • Processer och rutiner: review av de processer som kommunen tagit fram innan automatisering; modellering; ritning i olika verktyg.
  • RPA:
    • tjänst eller produkt?
    • Konfigurering: för- och nackdelar med extern kontra intern bemanning

Det erbjudna konsultteamet ska ha tillgång till kompetens avseende relevanta angränsande områden, så som exempelvis:

• Inblick i juridik inom e-förvaltning (allmän handling i elektronisk miljö, ”eget utrymme”, dokumentationskrav och avtal med leverantörer för identifiering och signering med e-legitimation, osv),
• agil utveckling,
• förvaltning av IT-system,
• systemintegration
• generella informationsflöde och arkiv/ lagringskrav,
• informationssäkerhet och GDPR,
• identifierings- och signeringslösningar,
• allmänt kunnande om automatisering kopplad till webbgränssnitt (exempelvis digitala ansökan)
• ”Mina ärende/ Kommungemensamma Mina sidor”
• ”user experience” (användarupplevelse)

Det erbjudna konsultteamet ska även ansvara för proaktiv rådgivning till beställaren kring samtliga relevanta frågeställningar t.ex.

• hur bemanna framtida förvaltning och utveckling (organisation och kompetens)
• Informationssäkerhet, GDPR, ”eget utrymme”
• Tillgänglighet/användervänlighet

Krav

I det erbjudna konsultteamet ska kompetens/erfarenhet av följande områden ingå:

• Tillgänglighet/användarvänlighet
• Konfigurering av vanligt förekommande RPA software
• Kunskap om/erfarenhet av åtminstone kommunens befintliga e-tjänst-plattformer, CGI och Artvise(e-tjänster), samt SiteVision (webbformulär)
• Lönsamhet
• IT-lösningar och digitalisering
• Process
• Test
• Förvaltning av IT-system
• Dokumentation
• Informationsflöde och arkiv
• Utbildning
• Kommunikation
• Informationssäkerhet och GDPR
• Upphandling
• Annan juridik (eget utrymme, lagringskrav osv),
• Agil utveckling
• Identifiering, signering
• Allmänt kunnande om automatisering kopplad till webbgränssnitt (exempelvis digitala ansökan)
• ”user experience” (användarupplevelse)

Den erbjudna uppdragsansvariga konsulten ska redovisa två referenscase på minst 60 timmar vardera.

Start: 14/12-2018
Slut: 19/6-2019 med option på förlängning med max 3 år
Omfattning: 16-30 timmar/veckan

Presentation: Teamet ska erbjudas för ett och samma timarvode och det ska tydligt framgå vem som är uppdragsansvarig konsult.