Digital introutbildning – STÄNGD (Stängd)

Förfrågningsunderlag för upphandling av digitala introduktionsutbildningar

Inledning
Upplands Väsby kommun erbjuder nya medarbetare och chefer ett introduktionspaket. Det består av en introduktionsdag för nyanställda, inklusive rundtur med buss i kommunen, och fem halvdagar för nya chefer som introduktion till deras arbete med

Ledning och styrning av kommunen
Ekonomi
Offentlighetsprincipen och dokumenthantering
Personalansvar
Kommunikation

Beskrivning av tjänst
Utbildningarna ska omvandlas till digitalt och interaktivt format. Arbetet ska resultera i

Att introduktionsdagen omvandlas till en 30 minuters webbutbildning inklusive digital rundtur, inspelade föreläsningar och interaktivitet
Att respektive block i introduktionsutbildningen för chefer omvandlas till 15 minuters interaktiv utbildning, inklusive test och självstudier

Upplands Väsby kommun upphandlar stöd för genomförandet av arbetet. Uppdragstagaren ska i dialog med beställaren kunna ta fullständigt ansvar för manus och hela produktionen. Anbudsgivaren ska offerera ett fast pris för framtagandet av ovan. Inga extra kostnader ska tillkomma.

Upplands Väsby utvärderar avropssvaren för att hitta det anbud som enligt förfrågningsunderlaget bäst uppfyller det efterfrågade behovet. Utvärderingen görs i flera steg:

Steg 1: Först prövas om avropssvaret uppfyller skakraven. Avropssvar som inte uppfyller skakraven kommer inte att beaktas i den fortsatta prövningen. De avropssvar som uppfyller skakraven går vidare till nästa steg i utvärderingen.

Steg 2: I detta steg utvärderas ett fiktivt uppdrag. Uppdraget poängsätts enligt nedan. I steg 2 av utvärderingen kommer även intervjuförfarande komma att ingå. I utvärdering kommer uppdrag tilldelas den leverantör som har högst totala poäng. Poängen viktas 70% kvalité och 30% pris.

Specifika krav, leverantörskvalificering
Leverantören ska ha erfarenhet av att:

Arbeta med uppdragsgivare som verkar inom offentlig sektor.
Arbeta med planering av digitala utbildningar, från behovsanalysanalys till färdig produktion.
Arbeta med interaktiva utbildningar, från behovsanalysanalys till färdig produktion.
Arbeta med ta fram manus utifrån uppdragsgivarens befintliga utbildningar.
Implementera utbildningar i InfoCaption.
Minst 3 års erfarenhet av verktyget H5P eller motsvarande.
Minst 4 års erfarenhet av författarverktyget Adapt Builder eller motsvarande.
Minst 6 års erfarenhet av författarverktyget Adapt Framework eller motsvarande.
Leverantören skall ha 4 års erfarenhet av att jobba med webbtillgänglighetsstandarden WCAG och kunna erbjuda nivå WCAG 2.1 AA.
WCAG skall omfatta hela leverantörens erbjudande kring digital utbildning så som e-learning, författarverktyg och rådgivning.

Bekräfta att samtliga erfarenheter uppfylls och exemplifiera gärna.

Anbudsansökan ska innehålla uppgifter om namngivna konsulter som är tillgängliga för uppdraget. Beskrivning ska innehålla deras teoretiska bakgrund, kompetens och yrkeserfarenhet samt exempel på erfarenheter vad gäller tidigare och för oss relevanta uppdrag.

Uppdraget ska påbörjas senast den 1 december 2020.

Fiktivt uppdrag
Upplands Väsby kommun erbjuder nya medarbetare och chefer ett introduktionspaket. Det består av en introduktionsdag för nyanställda, inklusive rundtur med buss i kommunen, och fem halvdagar för nya chefer som introduktion till deras arbete med

Ledning och styrning av kommunen
Ekonomi
Offentlighetsprincipen och dokumenthantering
Personalansvar
Kommunikation

Utbildningarna ska omvandlas till digitalt och interaktivt format. Arbetet ska resultera i

Att introduktionsdagen omvandlas till en 30 minuters webbutbildning inklusive digital rundtur, inspelade föreläsningar och interaktivitet.
Att respektive block i introduktionsutbildningen för chefer omvandlas till 15 minuters interaktiv utbildning, inklusive test och självstudier.

Anbudsgivaren ska utifrån ovanstående beskriva följande:

Arbetsprocess inklusive tidplan
Team/resurser
Vad som behövs från beställare för att kunna kvalitetssäkra leveransen
Förslag på samverkansmodell och metod för att lösa uppdraget
Förslag på tänkbara utbildningsmål, resonemang om varför de är relevanta
Beskrivning av tillvägagångssätt för implementering i InfoCaption

Utvärdering av kvalitet på fiktivt uppdrag
En helhetsbedömning av anbudsgivarens inlämnade fiktiva uppdrag kommer att göras och bedömas med utgångspunkt i kriterier nedan. Totalt kan anbudsgivaren erhålla max 4 poäng per kriterium.

Kriterium 1: Strategisk och analytisk förmåga
Hur anbudsgivaren i sitt fiktiva uppdrag tar hänsyn till helhetsperspektiv, långsiktighet, relevans och rimlighet i sitt resonemang. Hur har anbudsgivaren tolkat uppdraget, beskrivit process, visat på konsekvens i sitt metodval.

Kriterium 2: Målgruppsanpassning
Metod för segmentering. Hur målgruppsinsikter påverkar resonemang och slutsatser.

Kriterium 3: Tydlighet och begriplighet
Hur anbudsgivaren använder ett tydligt och begripligt språk och tillämpar en struktur som förtydligar resonemanget. Modeller som är relevanta och pedagogiska.

Muntlig presentation
Anbudsgivaren ska erhålla minst 3 poäng (Mycket bra) inom respektive utvärderingskriterium för att få gå vidare till muntlig presentation.

Detta betyder således att om anbudsgivaren erhåller 0-2 poäng för minst något av utvärderingskriterierna kommer anbudsgivaren att uteslutas från vidare utvärdering. Muntlig presentation kommer endast genomföras om fler än ett anbud kvalificerar sig.

Upplands Väsby kommun avsätter en timme för mötet, varav anbudsgivarens presentation av det fiktiva uppdraget får ta högst 30 minuter och ska utföras av anbudsgivaren. Under presentationen ska Upplands Väsby kommun ha möjlighet att ställa frågor om det inlämnade fiktiva uppdraget.

Presentationen kommer att betygssättas enligt samma kriterier som den inlämnade skriftliga redogörelsen. Efter presentationen kommer alltså betyget på den skriftliga redogörelsen av det fiktiva uppdraget eventuellt att justeras. Dessa möten kommer att ske över Teams och beräknas äga rum i slutet av november 2020.

Kriterium 4: Samarbetsförmåga
Vid den muntliga presentationen av det fiktiva uppdraget kommer också kriteriet Samarbetsförmåga att utvärderas. Samarbetsförmåga är betydelsefullt för att avgöra om det finns potential till en god relation mellan leverantören och Upplands Väsby kommun som möjliggör långsiktigt samarbete och skapande. Att anbudsgivarens sätt att arbeta samt syn på utbildning för medarbetare och chefer är förenlig med Upplands Väsby kommuns och därför ger förutsättningar för ett framgångsrikt och effektivt arbete för att skapa strategiska och kreativa lösningar i ett samarbete med projektets alla inblandade intressenter.

Kriteriet Samarbetsförmåga bedöms utifrån de muntliga presentationerna av det fiktiva uppdraget och ett antal intervjufrågor som Upplands Väsby kommun identifierat som viktiga för att få till ett bra samarbete. Detta betyg kommer alltså enbart tilldelas de anbudsgivare som kvalificerat sig till den muntliga presentationen. Se information om kvalificering ovan, under ”muntlig presentation”.

Samma poängsättning och prispåslag som kriterium 1-3.

Poängsättning
Poäng kommer att sättas på en femgradig skala enligt följande:

4 poäng: Utmärkt
Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens arbetsprover och beskrivningar på en utmärkt nivå uppfyller kriteriet och ger betydande mervärde för beställaren. Anbudsgivaren beskriver på ett mycket tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med mycket stor relevans det som efterfrågats. Anbudsgivaren har en djup förståelse för det som efterfrågats.

3 poäng: Mycket bra
Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens arbetsprover och beskrivningar i huvudsak uppfyller kriteriet och ger ett mervärde för beställaren. Anbudsgivaren beskriver på ett tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med relevans det som efterfrågats. Beskrivningen har några få brister av mindre betydelse, anbudsgivaren har en förståelse för det som efterfrågats.

2 poäng: Bra
Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens arbetsprover och beskrivningar delvis uppfyller kriteriet och bedöms tillföra en god kvalitet. Anbudsgivaren beskriver på en fullgod nivå det som efterfrågats. Beskrivningen har ett antal brister, godtagbar förståelse finns för det som efterfrågas.

1 poäng: Inget utmärkande
Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens arbetsprover och beskrivningar har tydliga brister i jämförelse med kriteriet. Anbudsgivaren beskriver det som efterfrågats på en inget utmärkande nivå.

0 Poäng: Otillräckligt

Arbetsprover och beskrivningar på en otillräcklig nivå. Kriteriet uppfylls inte alls.

Start: 1 december

Ansökningar granskas löpande, sista dag för ansökan är 16 november 2020.